с 21:00 20.07 до 23:59 22.07 будут проводиться технические работы, возможны отключения Портала

Нормативно-правовые акты

пРИЛОЖЕНИЕ

к приказу Министерства образования и науки  Республики Саха (Якутия)

№________________ от «___» _________2017 г.

 

ИНСТРУКЦИЯ

О порядке организации работы по рассмотрению обращений граждан в Министерстве образования и науки Республики Саха (Якутия) и его территориальных подразделениях

 

I. Общие положения

 

1.1. Инструкция о порядке организации работы с обращениями граждан (далее – Инструкция) разработана в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Законом Республики Саха (Якутия) от 16.10.2003 83-З N 155-III «О порядке рассмотрения обращений граждан в Республике Саха (Якутия), Указом Президента Республики Саха (Якутия) от 31.12.2011 №1179 «Об утверждении Положений о Министерстве образования Республики Саха (Якутия) и его Коллегии» и иными федеральными и республиканскими законами.

1.2. Инструкция устанавливает требования к организации работы по рассмотрению обращений граждан, поступивших в Министерство образования и науки Республики Саха (Якутия) (далее - Минобрнауки РС(Я)), а также его территориальные подразделения в письменной форме или в форме электронного документа (далее – письменные обращения) и устных обращений, а также проведению личного приема граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства (далее – граждане) за исключением случаев, установленных международными договорами Российской Федерации или законодательством Российской Федерации министром, заместителями министра, руководителями территориальных подразделений.

 

II. Прием и регистрация письменных обращений граждан

 

2.1. Обращения граждан, поступившие на почтовый и электронный адрес Министерства и его территориальных подразделений подлежат обязательному рассмотрению. Рассмотрение обращений граждан осуществляется бесплатно.

Почтовый адрес Министерства: 677000, Республика Саха (Якутия), г.Якутск, пр.Ленина, 30. Факс:  (4112) 42-49-29.

Электронный адрес Министерства: minobr@sakha.gov.ru

2.2. Поступающие в Министерство, его территориальные подразделения письменные обращения принимаются и регистрируются специалистами ответственными за делопроизводство в течение трех дней с момента поступления.

2.3. При получении письменных обращений граждан и регистрации обращений проверяются установленные реквизиты письма, наличие указанных автором вложений и приложений, а также проверяются поступившие обращения на повторность.

Повторными считаются обращения, от одного и того же лица по одному и тому же вопросу.

Не считаются повторными:

- обращения одного и того же лица, но по разным вопросам;

- обращения, в которых содержатся новые вопросы или дополнительные сведения.

2.4. В целях обеспечения безопасности при работе с письменными обращениями они подлежат обязательному вскрытию и предварительному просмотру. В случае выявления опасных или подозрительных вложений в конверте (бандероли, посылке) работа с письменным обращением приостанавливается до выяснения обстоятельств и принятия соответствующего решения руководством.

2.5. В письменном обращении гражданин в обязательном порядке указывает:

1) наименование государственного органа, в которое направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;

2) свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии);

3) почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа.

Излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин вправе приложить к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

2.6. Регистрация письменных и электронных обращений граждан осуществляется путем ввода необходимых данных об обратившихся гражданах и содержании их обращений в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело», либо в журнале учета обращений.

2.7. Если обращение подписано двумя и более авторами, то в графе "Ф.И.О." указывается первый автор, например, Сидоров Б.Б., два других автора (например, Петров А.А., Иванов В.В.). Такое обращение считается коллективным.

Коллективными считаются также обращения, подписанные членами одной семьи. В графе "Ф.И.О." пишется: Сидоровы, Петровы, а также при наличии в обращении указываются  инициалы членов семьи. 

2.8. После определения руководством исполнителей, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов, специалистом ответственным за делопроизводство обращение (c резолюцией) направляется письменное обращение исполнителям для рассмотрения и подготовки ответа, использования в работе, сведения или списываются в дело.

2.9. На первой странице письменного обращения или сопроводительного письма к обращению (при наличии) в правом нижнем углу в свободном от текста поле проставляется регистрационный штамп, где указывается дата регистрации и входящий номер.

 

III.  Порядок и сроки рассмотрения обращений граждан

 

3.1. Ответ на письменное и электронное обращение направляется по почтовому адресу, указанному в обращении. Если заявитель изъявил желание получить ответ в электронном виде, то он направляется по электронному адресу, указанному в обращении.

3.2. Содержание ответа излагается четко и последовательно с учетом всех поставленных в обращении вопросов. При подтверждении изложенных в обращении фактов в ответе указываются меры, принятые к виновным должностным лицам.

3.3. Подготовки специального ответа не требуется, если по результатам рассмотрения обращения принят правовой акт. В этом случае гражданину направляется экземпляр принятого правового акта.

3.4. Ответ на коллективное обращение граждан направляется на имя первого подписавшего его лица, либо по указанному адресу.

3.5. Решение об окончании рассмотрения обращения принимает руководитель. Обращение считается рассмотренным, если решены и/или не решены поставленные в письме вопросы, приняты необходимые меры, дан письменный ответ гражданину.

3.6. Оформленные надлежащим образом ответы на обращения передаются ответственному за делопроизводство для отправки адресатам.

3.7. Обращения граждан, в которых не указаны фамилия лица, направившего обращение, и/или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, признаются анонимными. Ответы на подобные обращения не даются.

3.8. Основаниями для отказа при рассмотрении обращений могут являться:

- отсутствие адреса для ответа;

- поступление нескольких дубликатов уже принятого обращения в течение рабочего дня;

- невозможность рассмотрения обращения без получения необходимых документов и личной подписи автора (в отношении обращения, для которого установлен специальный порядок рассмотрения).

- в обращении обжалуется судебное решение (ответственным исполнителем в течение 7 дней со дня его регистрации, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения, при этом снимается копия обращения для последующего хранения его в соответствующем деле);

- в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (обращение остается без ответа по существу поставленных в нем вопросов, при этом гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом);

- текст письменного обращения не поддается прочтению, оно не подлежит направлению на рассмотрение, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- в письменном обращении содержится вопрос, на который гражданину многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства;

- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений);

- в ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных вопросов. В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе повторно направить обращение.

3.9. Информирование граждан, относительно факта поступления обращения, его входящих регистрационных реквизитов, наименовании структурного подразделения, ответственного за его исполнение осуществляет специалист, назначенный ответственным за ведение делопроизводства.

На информационном стенде Министерства и его подразделений размещается график приема граждан, контактные телефоны, почтовые адреса, адреса электронной почты.

Справочные, статистические и аналитические материалы, размещаются на официальном сайте Министерства.

3.10. Поступившее письменное обращение рассматривается должностными лицами в течение 30 дней со дня его регистрации.

3.11. Обращения, направленные вышестоящими органами в Министерство с контролем исполнения (далее - контролирующие органы), рассматриваются в сроки, установленные ими. Если  сроки установлены не были, то обращения рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации.

3.12. В случае направления дополнительного запроса, связанного с рассмотрением письменного обращения, данный срок может быть продлен не более чем на 30 дней с уведомлением гражданина и при необходимости организации, направившей обращение, о продлении срока рассмотрения.

3.13. В случае поступления обращений граждан из Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан, имеющими статус «специальный контроль» и являющимися срочными запросами, ответ с документами и материалами представляется в течение 15 дней после регистрации в адрес курирующего заместителя Председателя Правительства Республики Саха (Якутия) для последующего свода, с проектом ответа в адрес Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан. При этом ответ заявителю Министерством не направляется.

3.14. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Министерства и его подразделений, направляется ответственным исполнителем в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

3.15. При направлении обращения на рассмотрение в другой орган государственной власти или соответствующему должностному лицу, при необходимости, в указанных органах или у должностного лица запрашиваются документы и материалы о результатах рассмотрения обращения.

3.16. Рассмотрение обращений граждан, содержащих вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.

 

IV. Организация личного приема граждан

 

4.1. Организацию личного приема граждан министром, заместителями министра, руководителями территориальных подразделений обеспечивает специалист ответственный за организацию личного приема.

4.2. Личный прием граждан ведется в соответствии с графиком приема граждан. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность, и сообщает суть обращения.

4.3. Прием граждан осуществляется в порядке очередности при предъявлении документа, удостоверяющего их личность. Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации, полные кавалеры ордена Славы, инвалиды и участники Великой Отечественной войны, а также беременные женщины, принимаются вне очереди.

4.4. На личном приеме гражданин излагает суть своего обращения. Содержание обращения заносится в карточку личного приема (образец карточки в Приложении №2), учет личных обращений ведется в журнале согласно приложения №3.

В карточке личного приема указываются основные данные о заявителе и поставленных им вопросах либо резолюция ведущего прием лица с поручением соответствующему исполнителю, а также результаты их рассмотрения.

4.5. Если в ходе личного приема выясняется, что решение поставленных гражданином вопросов не входит в компетенцию Министерства или его территориальных подразделений гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

4.6. Ответ гражданину с его согласия может быть дан устно в ходе личного приема, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, или руководитель доводит до сведения заявителя свое решение или информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, а также кем ему будет дан ответ, либо разъясняет в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов, а новых доводов или обстоятельств в ходе личного приема гражданин не привел. При этом гражданину должен быть разъяснен мотив отказа и порядок обжалования принятого решения.

4.7. После завершения личного приема руководством, согласно их поручениям, зафиксированным в карточке личного приема, ответственные специалисты обеспечивают рассылку документов исполнителям.

Учет и контроль за исполнением поручений, данный во время личного приема граждан, осуществляют ответственные сотрудники за личный прием граждан руководством министерства.

4.8. По установленному, в соответствии с распоряжением Президента Республики Саха (Якутия) №780-РП от 04.12.2012г. «О дополнительных мерах по развитию диалога власти и населения», единому дню личного приема граждан министром – вторая среда каждого месяца, ответственным за организацию личного приема ведется предварительная запись граждан на единый день личного приема.

Предварительная запись на личный прием осуществляется с 15 числа каждого месяца. При совпадении 15 числа с выходным (праздничным) днем предварительная запись осуществляется со следующего рабочего дня.

При предварительной записи ответственный за организацию единого дня приема граждан может уточнять у гражданина причины его обращения и существо вопроса. При необходимости ответственные за организацию личного приема вправе запросить в других органах власти  имеющуюся информацию по существу обращения.

4.9. Обращения, поступающие в ходе проведения прямых эфиров на республиканском телевидении и радио с участием министра и заместителей министра и др.фиксируются Службой по взаимодействию со средствами массовой информации и общественностью Министерства. В территориальных подразделениях ответственными по работе с обращениями граждан фиксируются обращения, поступающие в ходе проведения прямых эфиров на телевидении и радио с участием руководителей и др.

 

V.Учет и контроль обращений граждан

 

5.1. Контроль за обращениями граждан осуществляется в целях обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений по обращениям граждан, принятия оперативных мер по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан, анализа содержания поступающих обращений, хода и результатов работы с обращениями.

5.2. Учет и контроль обращений граждан производят, ответственные за работу по работе с обращениями граждан, которые обеспечивают учет и анализ вопросов, содержащихся в обращениях, запросах.

5.3. Территориальные подразделения Министерства обобщают результаты анализа обращений граждан и ежемесячно представляют отчет в Отдел организационного сопровождения.

Отдел организационного сопровождения осуществляет анализ и свод результатов анализа обращений граждан Министерства и его территориальных подразделений и представляет сводный отчет в Управление  по работе с обращениями граждан и организаций Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия).

5.4. Контроль за исполнением обращений включает:

- постановку поручений по исполнению обращений на контроль;

- сбор и обработку информации о ходе рассмотрения обращений;

- подготовку оперативных запросов исполнителям о ходе и состоянии исполнения поручений по обращениям;

- подготовку и обобщение данных о содержании и сроках исполнения поручений по обращениям граждан.

5.5. Текущий контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений осуществляется ответственным исполнителем территориального подразделения и отделом  организационного сопровождения,  который осуществляет контроль за исполнением обращений, поступивших в Министерство из федеральных и республиканских органов исполнительной власти с контролем исполнения.

5.6. Обращения, поставленные на особый контроль, считаются исполненными и снимаются с контроля после полного рассмотрения поставленных в обращении вопросов и направления соответствующих ответов по существу гражданам и контролирующим органам.

5.7. Руководители отделов Министерства и его территориальных подразделений должны регулярно проверять состояние исполнительской дисциплины, рассматривать случаи нарушения установленных сроков исполнения обращений, принимать меры по устранению причин нарушений.

5.8. Проверки полноты и качества организации работ по рассмотрению обращений граждан в территориальных подразделениях проводятся уполномоченными должностными лицами Министерства.

5.9. Внеплановые проверки полноты и качества организации работ по рассмотрению обращений граждан проводятся на основании жалоб (претензий) граждан на решения или действия (бездействие) должностных лиц Министерства, принятые или осуществленные в ходе рассмотрения обращений граждан.

5.10. Ответственные лица Министерства и его территориальных подразделений вносят информацию об обращениях граждан в раздел «Результаты рассмотрения обращений» закрытого информационного ресурса ССТУ.РФ и принятые меры по их рассмотрению.

5.11. Руководители комитетов и инспекций обеспечивают постоянный контроль по своевременному внесению полной информации в раздел «Результаты рассмотрения обращений» закрытого информационного ресурса ССТУ.РФ через ЛАРМ ЕС ОГ.

 

VII. Ответственность должностных лиц Министерства за решения

и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими

в ходе рассмотрения обращений граждан

 

7.1. Нарушения установленного порядка рассмотрения обращений, неправомерный отказ в их приеме, затягивание сроков рассмотрения обращений, их необъективное разбирательство, принятие необоснованных, нарушающих законодательство Российской Федерации и Республики Саха (Якутия) решений, предоставление недостоверной информации, разглашение сведений о частной жизни гражданина влекут в отношении виновных должностных лиц ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации и Республики.

7.2. Руководитель несет персональную ответственность за правильность определения исполнителя по рассмотрению обращения, наличие оснований для принятия решения об оставлении обращения без ответа или прекращении переписки, соблюдение сроков рассмотрения обращения, компетентность подписываемого  ответа.

7.3. Должностные лица Министерства и его подразделений несут ответственность за решения и действия, принимаемые (осуществляемые) в процессе рассмотрения обращений граждан, в соответствии с законодательством Российской Федерации и Республики Саха (Якутия).

7.4. Исполнитель несет персональную ответственность за объективность рассмотрения обращения, соблюдение сроков рассмотрения обращения, своевременность продления сроков рассмотрения обращения, содержание подготовленного ответа.

 

 

Приложение №1

 к «Инструкции по рассмотрению обращений граждан

в Министерстве образования и науки Республики Саха (Якутия)»

Форма карточки
личного приема гражданина

 

Дата приема: “

 

 

20

 

г.

в

 

  час

 

Ведущий прием: 

(фамилия, инициалы, наименование должности)

Ф.И.О. заявителя: 

 

Адрес гражданина:  _____________________________________________________________________________

Льготный состав

 

Социальное положение: 

 

Повторность: да/нет

Количество обращений:

 

Краткое содержание обращения:_________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Результаты приема:____________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Отметка о получении письменного обращения во время приема: да/нет

Даны поручения: 

(наименование структурного подразделения, фамилии, инициалы исполнителей)

 

 

Содержание поручения: ________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

 

Поручение на контроле: да/нет

Срок исполнения “

 

 

20

 

г.

Приложение:

 

Подпись лица, ведущего прием: 

 

Отметка об ответе заявителю: 

(регистрационный номер и дата ответа,

 

наименование подразделения, исполнитель)

 

 

Приложение 2

к «Инструкции по рассмотрению обращений граждан

в Министерстве образования и науки Республики Саха (Якутия)»

 

Порядок и время приема граждан

График приема граждан по личным вопросам в Министерстве образования и науки Республики Саха (Якутия)

Координация работ по организации приема граждан - руководитель отдела организационного сопровождения, Кириллина Лариса Михайловна, р.т. 50-69-27

ФИО

Должность

Дни и часы приема

Егоров Владимир Анатольевич

министр

 2-я, 4-я среда месяца с 16.00 до 17.00, каб. 222

запись по телефону: 8(4112) 50-69-28

Габышева Феодосия Васильевна

Первый заместитель министра

еженедельно по средам  с 16.00 до 18.00, каб. 222

запись по телефону: 8(4112) 50-69-04

Присяжный Михаил Юрьевич

Первый заместитель министра

еженедельно по четвергам  с 14.00 до 16.00, каб. 228

запись по телефону: 8(4112) 50-69-24

Кондратьев Эдуард Владимирович

Заместитель министра

еженедельно по средам  с 16.00 до 18.00, каб. 201 "б"

Семенова Елена Николаевна

Заместитель министра

еженедельно по вторникам с 16.00 до 18.00, каб. 201 "а"

Попов Андрей Анатольевич

Заместитель министра

еженедельно по вторникам с 14.00 до 16.00, каб. 228

Шипицын Юрий Александрович

Заместитель министра

еженедельно по вторникам с 14.00 до 16.00, каб. 204

 

 

 

приложение №3

к «Инструкции по рассмотрению обращений граждан

в Министерстве образования  и науки Республики Саха (Якутия)»

 

Журнал учета обращений граждан

________________________________

(наименование территориального подразделения)

 

Начат «___»________20__г.

Окончен «___» ___________20__г.

 

Дата

Вид обращения (письменное/устное)

ФИО заявителя

Краткое содержание

Код классификатора

ФИО должностного лица рассматривающего обращение

Дата, № исходящего ответа на письменное обращение

Результат рассмотрения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 4

к Инструкции по рассмотрению обращений граждан

в Министерстве образования  и науки Республики Саха (Якутия)»

 

 

Блок схема рассмотрения обращения гражданина

 

 

Обращение гражданина

Почтой

Через канцелярию Минобраз РС(Я)

Электронной почтой

По факсу

В ходе личного приема

Прием и обработка в канцелярии

Министр

Заместители министра

Руководители отделов МО РС(Я) на рассмотрение и подготовки ответов

Рассмотрение обращения

Подготовка ответов

Регистрация в канцелярии,

направление ответа гражданину и снятие с контроля